Les pièces justificatives en comptabilité

L’original de toutes les pièces justificatives doivent être conservées en suivant une méthode précise de classement pour faciliter la liaison entre la pièce justificative et son écriture en comptabilité.

La pièce justificative comptable

C’est avant tout un document comptable qui permet d’apposer une écriture comptable, obligatoirement datée. Il faut savoir qu’une pièce justificative est une pièce qui justifie une seule écriture comptable isolée. Ce peut également être un récapitulatif d’un ensemble d’opérations. La pièce justificative peut venir d’un tiers comme une facture fournisseur ou être écrite par l’entreprise. Les documents qui sont compris parmi les pièces justificatives sont : une facture de vente, une facture d’achat, un bulletin de paie, un relevé bancaire, un listing informatique, etc.

Dès que vous avez réuni les pièces justificatives, vous devez suivre un classement efficace pour pouvoir réaliser la liaison entre la pièce justificative et son écriture en comptabilité. C’est pourquoi nous recommandons de conserver l’ensemble des pièces justificatives sous leur forme originale pendant les délais requis par la loi. Si le document n’a pas été établi sur un support papier, il est possible d’opter pour un document sur un autre support qui garantit sa fiabilité, sa conservation ainsi que sa restitution.

La liaison entre les pièces justificatives et les écritures comptables

Chaque écriture qui est inscrite en comptabilité doit pouvoir être justifiée par une pièce comptable. Elle assure le contrôle et le suivi si le dirigeant de l’entreprise, l’expert-comptable, le commissaire aux comptes ou encore l’administration le demande pour réviser l’ensemble des opérations.

Pour que cette liaison soit plus facile, il est important de suivre une méthode de classement efficace. Pour cela, il faut inscrire les références de la pièce dans l’écriture comptable. Par ailleurs, il est nécessaire d’inscrire le numéro de l’écriture comptable sur la pièce justificative pour en faciliter la liaison.

Le classement des pièces justificatives

Il n’existe pas de règle précise concernant le classement des pièces justificatives comptables. Ainsi chaque entreprise peut choisir librement sa propre méthode de classement. Néanmoins, chaque dirigeant doit s’assurer que la méthode mise en place est efficace pour garantir son accès rapide et facile en cas de recherche.

L’entreprise doit pouvoir préciser la méthode de classement qu’elle a mise en place lorsqu’il y a des procédures comptables. Il faut donc produire un document explicatif de la méthode de classement utilisée par l’entreprise.

La conservation

Légalement toute pièce justificative comptable doit être conservée pendant au moins 10 ans, comme nous l’indique le Code de Commerce. Néanmoins, la législation fiscale peut également demander quelques délais de conservation. Pensez à vous renseigner auprès de professionnels selon votre situation.

Découvrez les règles à suivre concernant la conservation des pièces justificatives comptables :

• Une facture électronique doit être conservée au minimum 3 ans. Ensuite vous pouvez conserver la facture sous format électronique ou en papier.
• Il est possible de numériser l’ensemble des factures afin de les stocker sur un support informatique. Vous devez respecter les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales.     

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