La remise des documents de fin de contrat : ce qu'il faut savoir

1. Les documents de fin de contrat à remettre au salarié

Les documents de fin de contrat obligatoires sont :

- le certificat de travail,

- le reçu pour solde de tout compte, en double exemplaire,

- l'attestation POLE EMPLOI pour vous permettre de faire valoir vos droits au chômage.

- et le cas échéant, un état récapitulatif de l'épargne salariale.

2. Les documents de fin de contrat doivent être remis au salarié dès la fin du contrat

En principe, les documents de fin de contrat doivent être remis au salarié dès le lendemain de la fin de son contrat. Le Code du travail prévoit notamment que l'employeur délivre au salarié, au moment de l'expiration ou de la rupture de son contrat de travail, l'attestation POLE EMPLOI et la transmet, sans délai, à POLE EMPLOI.

En pratique, le délai est souvent plus long. Il varie de quelques jours à quelques semaines, selon notamment le processus de gestion de la comptabilité et la taille de l'entreprise.

Généralement et sauf difficulté particulière, les documents de fin de contrat sont remis au salarié dans un délai inférieur à 2 semaines.

Enfin, la situation de crise sanitaire - COVID 19 et de la fermeture des entreprises peuvent expliquer la remise tardive des documents de fin de contrat.

3. Les documents de fin de contrat sont quérables (et non portables)

Généralement, l'employeur envoie au salarié les documents de fin de contrat avec la dernière fiche de paie.

Même s'il est généralement d'usage que l'employeur envoie les documents de fin de contrat au domicile du salarié, il n'en a juridiquement pas l'obligation.

En effet, les documents de fin de contrat sont quérables. Cela signifie que l'employeur a seulement l'obligation de les établir et de les mettre à la disposition du salarié. Il doit bien entendu informer le salarié de la date et des modalités de la mise à disposition pour lui permettre de venir les récupérer.

4. Que faire en cas de remise tardive ou de non remise des documents de fin de contrat ?

Si votre employeur ne vous a rien remis ou ne vous a pas informé des modalités de remise des documents de fin de contrat, il sera nécessaire de le relancer (par mail, par téléphone, par courrier...) en précisant le délai de réponse attendu. Il est préférable de privilégier la relance par voie écrite (mail, courrier simple ou suivi) afin de conserver une preuve de votre demande en cas de difficulté.

En cas d'échec de cette démarche amiable, vous pouvez lui adresser une lettre recommandée avec AR le sommant de mettre à disposition vos documents de fin de contrat dans un délai raisonnable (ex : 3 à 5 jours selon le délai déjà écoulé).

Si vous n'avez toujours rien reçu après cette sommation, vous pouvez saisir la formation des référés du Conseil de prud'hommes pour obtenir la condamnation de votre employeur à vous fournir les documents de fin de contrat. Il s'agit d'une procédure urgente qui permet généralement d'obtenir une décision en moins d'un mois.

Si vous avez subi un préjudice en raison de la remise tardive des documents de fin de contrat par votre employeur (ex : retard d'indemnisation par POLE EMPLOI), vous pouvez demander la condamnation de votre employeur à vous verser des dommages et intérêts. Il vous appartiendra de justifier de votre préjudice et de joindre à votre demande toutes les pièces justificatives nécessaires.