Comment préparer l’assemblée générale annuelle d’une SARL ?

L'assemblée générale annuelle de la SARL va s'organiser différemment en fonction de la présence ou de l'absence d'un commissaire aux comptes. Tout d'abord, notez qu'elle doit absolument se tenir dans les 6 mois après la clôture de l'exercice.

Je prépare mon assemblée annuelle sans commissaire aux comptes

Sans la présence d'un commissaire aux comptes, il est important de respecter le calendrier pour préparer l'ensemble des documents et de mettre en place le paiement des dividendes distribués. Le calendrier à respecter est le suivant :

• Avant la convocation de l'assemblée : le dirigeant s'occuper de la préparation du rapport de gestion et du texte des résolutions avant l'assemblée générale annuelle. Par ailleurs, il doit également pouvoir fournir les comptes annuels ainsi que les comptes consolidés.
• 2 semaines avant l'assemblée : la convocation des associés doit absolument être faite au moins 15 jours avant la date. Certains statuts peuvent exiger un délai de convocation plus long, pensez à réviser vos statuts. La convocation se fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par email. Toute convocation doit contenir les éléments suivants : les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions et selon la situation de la SARL les comptes consolidés, le rapport de gestion du groupe et le rapport sur les conventions réglementées.
• Entre la convocation et le jour de l'assemblée générale annuelle : tous les associés ont la possibilité de consulter l'inventaire au siège social et d'envoyer leurs questions par écrit au gérant.
• Avant le jour de l'assemblée : si pour une raison valable, il était impossible de tenir l'assemblée générale annuelle au cours des 6 mois après la fin de l'exercice, le dirigeant a le droit de demander au président du tribunal de commerce une prolongation du délai pour pouvoir réaliser l'assemblée générale annuelle. La prolongation du délai ne peut aller au-delà de 6 mois.
• Le jour de l'assemblée : l'objectif pour les associés est de prendre des décisions concernant les comptes annuels s'ils les approuvent, les rejettent ou souhaitent les modifier. Ils statuent également sur l'affectation du résultat de l'exercice et donnent leur approbation pour certaines dépenses non déductibles et suivent les points proposés à l'ordre du jour.
• 1 ou 2 mois après l'assemblée générale annuelle : les comptes sociaux certifiés conformes sont déposés au greffe du tribunal de commerce : comptes annuels, résolution votée concernant l'affectation du résultat, les comptes consolidés si nécessaire et le rapport de gestion de groupe. Le dépôt peut se faire sous forme électronique, pour cela il doit être envoyé dans les 2 mois après l'assemblée.
• 9 mois après l'assemblée : si la distribution de dividendes a été décidée par les associés, le paiement de ceux-ci doit alors être réalisé à la fin du neuvième mois après la clôture de l'exercice.

Je prépare mon assemblée annuelle avec un commissaire aux comptes

Vous avez également un calendrier à respecter pour pouvoir garantir une bonne préparation de l'assemblée générale de la SARL :

• 1 mois après la fin de l'exercice : le commissaire aux comptes est informé par le gérant sur les conventions réglementées conclues lors des exercices antérieurs.
• 1 mois avant l'assemblée générale: le dirigeant prépare les comptes annuels et le rapport de gestion et si nécessaire les comptes consolidés et le rapport de gestion du groupe. Notez que le gérant doit absolument avoir remis l'ensemble des documents au commissaire aux comptes avant ce délai.
• Avant l'assemblée : le gérant prépare le texte des résolutions
• 2 semaines avant l'assemblée : les règles sont similaires à celles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes. Cependant il faut aussi remettre le rapport du commissaire aux comptes en annexe de la convocation. Ainsi il est aussi possible de faire la demande d'une prolongation avant le jour de l'assemblée et les associés peuvent également réaliser leurs questions.
• 1 à 2 mois après l'assemblée : les comptes sociaux sont également remis au greffe du tribunal de commerce en y ajoutant : le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels et s'il y en a les observations du commissaire aux comptes sur les modifications apportées par l'assemblée sur les comptes ou encore le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés.
• 9 mois après la fin de l'exercice : tout comme les règles indiquées pour la SARL sans commissaire aux comptes, on procède à la mise en paiement des dividendes des associés.

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